Аванс подотчетному лицу: отражение в 1С

Comments

• Добрый день!
  1. Делаете Авансовый отчет, как только сотрудник пишет заявление, только его не проводите и дату не ставите, пока все документы не оформите.
  2. Заявление на аванс.
  3. Выдаете деньги на закладке "Авансовый отчет". Это панель на которой в верхней части выданные деньги и возвраты денег, а в нижней документы поступления ТМЦ.
  Ввести новый документ - РКО
  Ввести новый документ поступления ТМЦ, услуг, оплаты контрагенту.
  
  И справку не помещает вам прочитать.
  

  Цитата:Документ предназначен для регистрации авансов, выданных подотчетным лицам. Документ выступает в роли аналитики на счете 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами". Соответственно все расчеты с подотчетными лицами на счете 208.00 будут вестись в разрезе документов "Аванс подотчетному лицу".Расчеты с подотчетными лицами ведутся раздельно по видам расчетов:расчеты по денежным средствамрасчеты по денежным документамТ.е. аванс, выданный подотчетному лицу деньгами оформляется отдельно от аванса, выданного денежными документами.Для такого разделения к счету 208.00 добавлено субконто "Виды расчетов с подотчетными лицами". Это субконто может иметь только одно значение "Расчеты по денежным документам" либо оставаться пустым.При заполнении значения этого субконто в документах следует исходить из правила: Если это расчеты по денежным документам, то выбирать соответствующее значение субконто, если это расчеты деньгами, то оставлять субконто пустым.Если аванс выдается денежными документами, то в форме документа следует включить флажок Расчеты по денежным документам. Если флажок отключен, это значит, что оформляется аванс, выдаваемый деньгами.Соответственно и в печатной форме авансового отчета остаток предыдущего аванса расчитывается с учетом вида расчета.Документ "Аванс подотчетному лицу" проводится, но проводок не формирует и, в основном, играет роль объекта аналитики на счете 208.00, а также используется для формирования печатных форм авансового отчета по форме 0504049 и заявления подотчетного лица на выдачу аванса.Документ "Аванс подотчетному лицу" можно оформить одновременно в двух валютах. При этом одна валюта всегда "рубль", а вторая валюта может быть любой. Под этим подразумевается, что подотчетному лицу может быть выдан аванс в двух валютах одновременно, часть в рублях, вторая часть в какой-либо валюте, и такой аванс можно оформить одним документом "Аванс подотчетному лицу".Порядок работы с документомДля регистрации аванса подотчетному лицу следует ввести новый документ. Чтобы зарегистрировать документ как объект аналитики, достаточно в новом документе заполнить реквизиты Учреждение и Сотрудник и записать документ.Документ можно ввести как отдельно, например, в момент, когда подотчетное лицо предъявило заявление на выдачу денежных средств под отчет, а также при оформлении документов выдачи денежных средств под отчет ("Расходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер (фондовый)" и т.п.) при заполнении значения субконто счета 208.00.После того, как документ "Аванс подотчетному лицу" записан, при оформлении всех документов по расчету с подотчетным лицом, в рамках данного аванса, в качестве значения субконто "Авансы подотчетным лицам" на счет 208.00 следует указывать ссылку на этот документ.Документы и виды операций, которые используются для расчетов с подотчетными лицами:Покупка материалов (вид операции "Поступление через подотчетное лицо (10Х - 208)")Покупка ОС, НМА (виды операций: "Приобретение ОС через подотчетное лицо (106.01 - 208.19)", "Приобретение НМА через подотчетное лицо (106.02 - 208.20)")Услуги сторонних организаций (вид операции "Приобретение через подотчетное лицо (ХХХ - 208.ХХ)")Оплата через подотчетное лицо. Для оформления оплат поставщикам через подотчетное лицоРасходный кассовый ордер (вид операции "Выдача наличных д/с подотчетным лицам (208 01-09, 15-24)")Расходный кассовый ордер (фондовый) (вид операции "Выдача д/д из кассы под отчет (208 03-05,09,15-18,22)")Приходный кассовый ордер (вид операции "Возврат остатков подотчетных сумм (208 01-09,15-24)")Приходный кассовый ордер (фондовый) (вид операции "Возврат д/д от подотчетного лица (208 03-05,09,15-18,22)")Заявка на кассовый расход (вид операции "Прочие перечисления")Кассовое выбытие (вид операции "Прочие перечисления")Платежное поручение (вид операции "Прочие перечисления")Кассовое поступление (вид операции "Прочие поступления")Операция бухгалтерскаяВсе вышеперечисленные документы можно вводить непосредственно из формы документа "Аванс подотчетному лицу".Кассовые документы, т.е. документы по движению денежных средств (выдача д/с под отчет, возврат остатка и пр.) вводятся по кнопке Ввести новый документ, расположенной в панели инструментов табличного поля Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу.Документы расходов, произведенных подотчетным лицом, вводятся по кнопке Ввести новый документ, расположенной в панели инструментов табличного поля Документы расходов, произведенных подотчетным лицомВсе эти документы также можно ввести отдельно, т.е. не из формы документа "Аванс подотчетному лицу".Документ "Аванс подотчетному лицу" содержит три закладки:ЗаявлениеАвансовый отчетСохраненные формыЗакладка ЗаявлениеДанные, расположенные на закладке, предназначены для формирования печатной формы заявления подотчетного лица для выдачи аванса. Если заявление на получение аванса подотчетное лицо пишет самостоятельно, то реквизиты закладки можно не заполнять, за исключением случая, когда оформляется валютный аванс.Внимание!Если аванс оформляется в валюте, то на закладке Заявление в реквизите Сумма аванса в валюте следует указать валюту, которая по документу будет дополнительной к рублю валютой. Если валюта не указана аванс будет считаться исключительно рублевым.Реквизит Назначение аванса предназначен для описания цели выдачи аванса подотчетному лицу. Текст, введенный в реквизит, используется в печатной форме как заявления, так и авансового отчета.Сумма аванса - сумма, выдаваемого аванса.Сумма аванса в валюте - валюта и валютная сумма. Указывается, только если аванс оформляется с участием валюты, отличной от рублей. В противном случае реквизиты следует оставить пустыми. Выдача аванса в валюте не исключает выдачи аванса также и в рублях.Примечание.При заполнении валюты в табличных частях документа становяться видимыми колонки с валютными суммами.В реквизите Аванс выдан по можно указать дату, по которую выдается аванс.В табличной части Аналитические счета для выдачи аванса можно расшифровать сумму аванса по счетам бухгалтерского учета.В группе реквизитов Подписи ответственных лиц можно выбрать сотрудников, которые должны подписывать (утверждать) заявление и авансовый отчет.Если табличная часть на закладке Заявление заполнена, то по кнопке Ввести РКО... можноо сформировать полностью заполненный документ Расходный кассовый ордер (Расходный кассовый ордер (фондовый)).Закладка Дата и номер авансового отчетаДанные, расположенные на закладке, предназначены для формирования печатной формы авансового отчета. Если авансовый отчет предоставляет подотчетное лицо самостоятельно, то реквизиты закладки можно не заполнять.Для того чтобы правильно распечатать авансовый отчет, необходимо заполнить табличные части, расположенные на этой закладке.Заполнить табличные части можно двумя способами:использовать возможность автозаполнения (кнопка Заполнить на инструментальной панели формы). Это рекомендуемый режим заполнения.вручную подобрать все необходимые документы в табличные частиПри автозаполнении табличные части документа будут заполнены документами, которые изменяли расчеты с подотчетным лицом в рамках текущего аванса.Причем, в таблицу Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу попадут документы по движению денежных средств, а в таблицу Документы расходов, произведенных подотчетным лицом - документы, произведенных расходов.После заполнения табличных частей в таблице Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу для документов выдачи денежных средств (денежных документов) в реквизите Вид движения следует указать соответствующее значение ("Выдача аванса" или "Возврат перерасхода").В таблице Документы расходов, произведенных подотчетным лицом в графе Кому, за что написать соответствующий текст.Примечание.Введенный в эту графу текст будет соеденен с содержанием конкретной проводки по текущему документу, и результирующая строка будет выведена в графу "Кому, за что и по какому документу уплачено" таблицы на оборотной стороне авансового отчета. Например, если в графе Кому, за что документа указан текст "Командировка", а в содержании проводки текущего документа указано - "Билет на поезд", то результирующая строка, которая отразится в авансовом отчете, будет - "Командировка: Билет на поезд".Шапка документаВ реквизите Дата отчета следует указать дату предоставления авансового отчета подотчетным лицом. Дату отчета следует устанавливать, когда подотчетное лицо готово отчитаться по выданному авансу. До этого момента дату отчета заполнять не следует.Номер отчета - это номер авансового отчета.Внимание!Если указана дата отчета, то при записи документа номер авансового отчета будет назначен автоматически. Если дата отчета не указана, то при записи документа номер авансовому отчету не назначается.Нумерация авансовых отчетов производится по правилам нумерации документов, т.е. с учетом префиксов учреждений и префикса информационной базы в системе РИБ (распределенных информационных баз) с периодичностью "Год". Нумерация авансовых отчетов производится независимо от нумерации документа "Аванс подотчетному лицу".Печать авансового отчета производится по кнопке Авансовый отчет.Печать заявления производится по кнопке Печать / ЗаявлениеВ печатных формах авансового отчета и заявления поля, выделенные цветом, можно редактировать вручную.Отредактированные, в случае необходимости, печатные формы можно сохранить в информационной базе с привязкой к документу. Для этого в форме, в которую выводятся авансовый отчет и заявление, в панели инструментов следует нажать на кнопку Сохранить в базе. При этом печатная форма будет сохранена в базе и появится на закладке Сохраненные формы документа, из которого производилась печать.Сохраненные формы можно повторно открыть, в случае необходимости, произвести дополнительную коррекцию и перезаписать, нажав на кнопку Сохранить в базе.Из документа можно также распечатать отчеты ОСВ по счету 208 и Расчеты с подотчтеными лицами.Примечание.Так как субконто "Авансы подотчетным лицам" на счет 208.00 является оборотным, а оборотная ведомость по счету открывается с отбором по этому субконто, то начальные и конечные остатки в отчете ОСВ по счету 208 показаны не будут, но в нем можно увидеть движения средств по текущему документу "Аванс подотчетному лицу".
• Огромное спасибо!!! Вы мне очень помогли😀 💐